有效员工沟通对于组织的成功至关重要。清晰、透明和一致的沟通可以带来高效、协作的工作环境，并使团队与业务目标保持一致。事实上，它可以将业务领导者的工作效率提高72%，将知识工作者的工作满意度提高56%。

人力资源部门通过制定政策、实施沟通工具以及培养开放和反馈的文化，在塑造和维护良好的员工沟通方面发挥着关键作用。

一、什么是员工沟通？

员工沟通是指组织与其员工之间的双向沟通以及同事之间的互动，包括信息、知识、反馈、思想和想法的交流。

员工通信涵盖组织中发生的各种类型的通信，例如：

自上而下：这种类型的员工沟通涉及自上而下的信息和消息。例如，当HR团队向整个组织发送电子邮件，说明新的福利计划时。

Middle-out（中间输出）：这种员工沟通方式是指中层管理人员与其团队之间的沟通和信息交换。

自下而上：这种沟通方式放大了员工的声音—员工与高层管理人员沟通并向高层管理人员发送反馈、建议或投诉。

熟练的员工沟通可以提高参与度和跨部门协作，帮助建立牢固的关系，并鼓励创新。然而，员工沟通不畅会阻碍敬业度、士气和生产力，给期望带来不确定性，并阻止组织实现其目标。

二、有效员工沟通的主要特点

沟通的七个C（清晰、简洁、具体、正确、连贯、完整和礼貌）是发展成功的员工沟通的好地方。

（领导层和）员工之间良好员工沟通的其他特征包括：

双向交互：员工沟通应鼓励员工分享他们的想法和反馈。

及时发送消息：在正确的时间共享信息可确保员工在需要时了解关键更改或更新，并提高雇主的可靠性和安全性。

可及性：可访问性是关键，尤其是对于非办公桌工作人员（如建筑、运输、农业或制造业人员）。这些员工往往缺乏定期的计算机访问权限，因此通过SMS进行交流是一种理想的选择。

包容性：沟通应通过解决文化和语言差异以及有视觉、听力或其他障碍的人来适应不同的团队。

移情：理解和考虑每个接收者（即员工）的观点，可以创造一个让他们感到被重视和支持的环境。

三、制定有效员工沟通策略的7个步骤

以下是你可以采取的七个步骤来帮助你制定有效的员工沟通策略，该策略不仅可以提高员工敬业度、保留率和满意度，还可以推动积极的业务成果：

第1步：确定你的员工沟通目标

无论你的目标是什么，你都需要首先确定你的目标以指导和告知你的策略，示例包括推广组织文化、提高士气或分享重要更新（或这些的组合），明确定义你的目标有助于确保所有沟通工作都与公司更广泛的使命和业务优先事项保持一致。

第2步：了解你的受众

了解公司的各个员工群体至关重要。例如，远程工作者与办公室同事有不同的需求和首选的沟通渠道，进行员工调查或焦点小组可以帮助确定偏好、痛点以及有效接触不同员工的最佳方式。

第3步：评估和选择通信渠道

分析公司的员工人口统计数据，以评估其当前通信渠道的有效性，并在必要时选择和实施新的通信工具，考虑混合使用数字平台（例如内网）和面对面方法（例如市政厅），以确保员工以适合其角色和工作环境的方式接收消息。

第4步：制定和共享通信策略

在制定指南和协议以标准化组织交互后，与员工共享这些政策，并确保每个人都知道如何访问有关它们的更多信息，明确的沟通政策设定了对响应时间、语气和机密性的期望，这有助于保持整个公司的透明度和专业性。

步骤5：创建通信计划和日历

根据你的策略和目标，你的通信计划可以包括日历。例如，如果你需要在合并期间让员工了解最新情况，你可以创建一个涵盖重要公告、沟通计划和市政厅会议的时间表，结构良好的计划可确保一致、及时和信息丰富的消息传递。

第6步：培训管理者成为沟通领导者

管理者对于组织中成功的信息流动至关重要，无论是从上到下（反之亦然）还是在他们自己的团队中。对他们进行公司员工沟通策略、目标和政策的培训非常重要，包括积极倾听和消息传递技巧在内的培训可以让他们的团队保持知情和参与。

第7步：测量、评估和微调

在制定策略和设定目标时，你还应该确定使用哪些指标来衡量成功，要评估你的工作的有效性，请定期收集反馈并在必要时进行调整，员工调查结果、敬业度和内部反馈等指标可以突出需要改进的领域。

四、改善员工沟通的工具

下表列出了可用于帮助改善组织员工沟通的各种工具，哪些工具最适合你的组织将取决于你的沟通策略和目标以及公司中的不同员工群体。

 

以下是AI如何帮助改善工作场所沟通并同时减少工作量的一些示例：

自动化通信流程，例如FAQ或经常请求的文档

建议使用更精确的语言以减少沟通不畅的风险

转录和总结会议，并为每个人提供访问此信息的权限，以确保整个团队在同一页面上

提供情绪分析以评估信息的情感背景和语气

创建电子邮件、内部演示文稿和报告等内容（基础），为员工沟通提供起点。

五、有效员工沟通的4个真实示例

示例1：GWI

GWI是数字消费者权益领域著名的消费者研究公司，其500多名员工分布在三大洲。

它严重依赖Slack来支持其全球协作和团结文化，扩展和维护高效运营，并成功招募新员工。这一点尤其重要，因为GWI的一部分入职是远程进行的。

示例2：捷蓝航空

捷蓝航空是纽约市的家乡航空公司，拥有超过25,000名员工，其中许多是非办公室工作人员。作为其员工沟通战略的一部分，该公司开发了On The Fly，这是Firstup的定制品牌智能通信平台。

该平台使捷蓝航空能够在正确的时间向正确的员工发送个性化通信，从关键更新到鼓舞人心的表彰故事。这样，非办公桌工作人员无论身在何处，都可以与航空公司保持连接。

示例3：Hickory's Smoke house

Hickory's Smoke house是一家适合家庭的连锁餐厅，在英国拥有3,000名员工。由于该公司希望员工应用程序能够实现双向通信并将一线员工与办公室员工联系起来，因此它希望Workvivo为其社交内网提供支持。

Intranet创建了一个民主化的通信平台，允许所有员工按照自己的方式做出贡献、共享、评论和互动。自2023年10月推出以来，Hickory94%的员工已经注册，86%的员工每月都活跃。

示例4：HubSpot

HubSpot意识到其项目管理团队成员正在与利益相关者沟通，并以不同方式手动跟踪他们的工作流。这最终为团队创造了更多的工作。

因此，该公司寻求一个平台，为利益相关者提供易于理解的信息，并满足其创意合作伙伴的需求。工作管理平台Asana使他们能够审查、编辑和协作处理整个组织的工作，并跟踪设计和营销项目。

清晰、开放和包容的员工沟通使员工了解情况、参与其中并积极主动，人力资源部门通过制定沟通策略、使用正确的工具和培养透明文化发挥着关键作用。借助正确的策略和技术，公司可以改善团队合作、提高生产力并保持每个人都保持联系。

这反过来又会带来更好的业务成果。不断倾听员工意见、对管理人员进行良好培训并调整方法的公司往往会获得更高的敬业度和更强的绩效。无论是通过即时通讯应用程序、结构化策略还是AI驱动的洞察，巧妙沟通的企业不仅会过得去，还会蓬勃发展。

 

注：本文来自商业新知